Télétravail : pourquoi avoir rendu nos bureaux et comment faire maintenant ?

Ferpection est depuis peu totalement en télétravail. Bien que ce ne soit pas un bouleversement, le travail à distance était déjà intégré à notre fonctionnement, et ce bien avant la COVID, ce changement nous a amené à nous (re)poser quelques questions :

Premièrement, pourquoi avons-nous opté pour le travail à distance ?

Depuis sa création en 2014, Ferpection a fait le choix du télétravail en étant convaincu que cela :

• Favorise le recrutement, notamment sur certaines fonctions saturées en Ile-de-France, voire en France. Travailler à distance permet logiquement de dépasser les frontières et ainsi attirer des talents cosmopolites. Nous avons par exemple dans nos équipes Gerardo au Brésil à Belo Horizonte, Marie dans la Creuse et Charlotte à Lisbonne.
• Permet d'accompagner les projets de chacun. Un déménagement n'est désormais plus un motif de démission et beaucoup d'entre nous ont quitté Paris depuis leur arrivée chez Ferpection. Une expérience de vie à l'étranger non plus, Grégoire a choisi d'aller apprendre le portugais avec un séjour de quelques mois au Brésil, Théo a opté pour Toronto pour perfectionner son anglais. Nous avons également beaucoup de double nationalité, notre organisation permet par exemple à Katie de rendre visite régulièrement à sa famille américaine tout en travaillant depuis NYC. Bref les exemples ne manquent pas !
• Aide la productivité en préservant les temps de concentration de chacun. Chez Ferpection, il était déjà convenu que le bureau n'était pas un espace de travail. Nous nous y rendions quand nous avions besoin de voir du monde, discuter, mais pas vraiment pour travailler. Pour cela, nous sommes convaincus qu'il faut laisser libre à chacun de choisir son environnement de travail en fonction de ses priorités : chez soi, depuis un co-working ou un café, c'est à chacun de décider.

Quels sont les enjeux spécifiques au modèle 100 % télétravail ?

Soyons francs, cette partie ne pourra en aucun cas être exhaustive ! Avant tout, car nous apprenons au fil du temps, en fonction de l'évolution de l'entreprise et avant tout des personnalités qui la composent. Mais nous avons réussi malgré tout à identifier quelques éléments qui nous semblent clés. Sur chaque sujet, nous vous partagerons ce qui fonctionne (du moins chez nous !) et ce sur quoi nous nous questionnons encore.

Créer et maintenir une cohésion d'équipe

Au risque de commencer par une contradiction, pour travailler à distance, il faut aussi se voir ! Ainsi nous avons choisi de réallouer le budget initialement dédié à la location de nos bureaux dans des moments de partage "dans la vraie vie" :

• Deux fois par an l'ensemble de l'équipe part pour des "Retreats" : plongée à Malte, ski dans les Alpes ou détente dans le sud de la France les programmes sont variés !

• Nous nous retrouvons également trois fois par an pour les "Office days", moments privilégiés pour les besoins de travail en groupe.

• Nous encourageons également les initiatives individuelles en laissant à chacun la liberté d'organiser des moments de rencontre spontanés : journée dans un coworking, déjeuner en terrasse ou afterwork sont couverts par des notes de frais.
  

  
  

• Et la suite ? Comme vous l'aurez compris, nous n'avons pas encore trouvé la clé pour créer des moments de convivialité à distance. Nous avons mis en place des "random buddies" (moment préservé pour partager un café, via Zoom, et discuter) des "games nights", des blind tests... Mais ces initiatives sont ponctuelles, et très peu reconduites, signes que cela ne comble pas complètement les attentes. Également, je vous invite à lire ou relire nos 8 conseils pour favoriser la cohésion d'équipe en télétravail

Animer une réunion 

Cela peut paraître anecdotique mais c'est pourtant clé tant les réunions sont (ou devraient être) des temps d'échanges précieux.

• Chez nous cela commence par une préparation rigoureuse : partage de l'agenda, temps alloué à chaque sujet. Des "pre-read" sont également envoyés en amont de la réunion.
  

  
  

• Ensuite, l'animateur de la réunion est changeant, sur la base du volontariat. Il a la responsabilité de l’agenda, il favorise la médiation et synthétise les messages clés.

• Il est également indispensable de n'oublier personne ! En particulier si une partie du groupe est ensemble et l'autre à distance. Chacun se connecte sur son propre écran et caméra allumée pour tous !

• Enfin, les comptes-rendus sont systématiques et les actions à mener identifiées lors de la réunion sont directement intégrées à notre outil de gestionnaire de tâches Asana.

• Et la suite ? Nous travaillons actuellement sur comment favoriser l'écoute active en réunion et nous expérimentons de nouvelles méthodes d'animation : commencer par une séance de méditation, utiliser un bâton de parole, favoriser l'inclusivité... Un article sera prochainement publié spécifiquement sur ce sujet !

Communiquer efficacement

Et s'assurer que l'information soit accessible. À mon sens, le point le plus compliqué car cela nécessite de repenser en profondeur le traitement et l'accès à l'information.

• Pour commencer il est indispensable de choisir les bons outils ! Nous avons opté pour Twist pour communiquer et Asana pour distribuer des tâches. Le téléphone sert à gérer les urgences.
• Nous veillons également à ne pas polluer ou distiller les messages. Pour cela, nous nous contraignons à interdire les mails internes afin d'éviter les chaines incessantes et les CC inutiles. Nous encourageons également à désactiver les notifications afin de préserver les temps de concentrations individuels. Ainsi un message est travaillé avant d'être partagé. Cela demande sans aucun doute un temps plus important à l'émetteur mais permet une bien meilleure perception par les récepteurs.
• Enfin, nous documentons et "processisons" énormément. Laisser de la liberté sur le lieu de travail implique la capacité à travailler en asynchrone, ne serait-ce qu'en raison des différents fuseaux horaires. L'information doit donc être disponible et correctement classifiée pour qu'elle puisse être trouvée sans avoir besoin de la demander.
• Et la suite ? J'ai beaucoup parlé d'outils et de process, mais la communication reste avant tout humaine. Nous avons donc également pour ambition de former l'équipe aux méthodes de communication efficaces et bienveillantes : savoir donner du feedback, adapter son message à l'interlocuteur, utiliser la communication non-violente, les possibilités sont nombreuses !

Le télétravail, c'est aussi manager à distance !

• Manager à distance commence par savoir lâcher prise, et surtout éliminer tout ce qui pourrait être interprété comme de la surveillance. Avec Twist, nous avons par exemple choisi un outil qui n'indique pas si on est en ligne ou non. Le fait de couper les notifications et d'éviter les mails internes limitent également le sentiment de devoir répondre dans la minute à n'importe quelle sollicitation pour justifier que nous sommes bien derrière notre écran.
• Nous avons également définis et adoptés des "comportements" communs. Ce sont des lignes de conduites qui favorisent le travail en équipe et que nous nous sommes engagés à adopter. "Stick to why", "Be curious, seek improvement", "Always ask, always share"... À vous de définir les vôtres !
• Nous considérons également que télé-travailler représente a un coût. Nous commençons par fournir le matériel nécessaire (écran, accessoire, fournitures) et nous versons 2500€ annuels pour compenser les frais d'électricité, internet, chauffage, café...
• Et la suite ? La liste pourrait être longue ! Cependant, la difficulté avec laquelle nous avons encore beaucoup de mal à distance réside dans tout ce qui a trait à la formation et à l'accompagnement de la progression. Cela n'est pas d'ailleurs directement lié au télétravail mais plutôt à l'autonomie induite par celui-ci. Il est beaucoup plus difficile pour chacun de prendre du recul sur ses acquis et d'identifier ses prochaines étapes sans être confronté quotidiennement à l'émulsion d'une équipe. Nous avons récemment mis en place une grille d'auto-évaluation, permettant également de recueillir des feedbacks de pairs, et ce dans le cadre de l'auto-détermination nos salaires. Si vous souhaitez en savoir plus, je vous invite à lire l'article traitant ce sujet.

Comme nous vous l'avions dit en introduction, nous n'avions pas pour ambition d'être exhaustif. Nous espérons en tout cas avoir pu faire émerger quelques idées. Si toutefois certaines questions brulantes restaient en suspens, n'hésitez pas à nous les partager. Également, si vous avez des éléments de réponse à nos points restant à traiter, nous sommes preneurs ! En attendant, venez en savoir plus sur l'équipe et notre histoire.