8 conseils pour favoriser la cohésion d'équipe en télétravail

Désiré ou subi, le télétravail reste clivant. S'il est souvent perçu comme source d'efficacité personnelle, il semble représenter en même temps un risque pour la cohésion d'équipe. Lorsque nous discutons de ces sujets avec les managers de grandes organisations, ils se montrent inquiets et constatent l'absence des échanges informels qui ont lieu à la très symbolique machine à café.

Avec notre organisation où vous pouvez travailler d'où vous voulez, nous avons chez Ferpection retiré une certaine expérience de la collaboration à distance. Voici 8 conseils, fruits de nos erreurs, pour les managers qui souhaitent travailler les relations au sein de leurs équipes au télétravail.

1. Voir au-delà de la machine à café

La machine à café et ses dérivés - la pause cigarette, la rencontre inopinée dans les couloirs, la discussion de fin de réunion - sont formidables ! Ils forment le terrain de jeu idéal de la sérendipité, ces hasards heureux qui vous permettent de trouver des idées et informations qui n'auraient pas émergé sinon. Ils vont également vous permettre de construire un lien précieux avec vos collègues au-delà des relations de travail.

Cependant, la machine à café n'adresse pas idéalement ces deux dimensions :

• la sérendipité : certes, une discussion inopinée peut permettre de découvrir qu'un projet très semblable au vôtre existe déjà dans l'entreprise. Mais cela n'est-il pas le symptôme d'un manque de communication qu'il faudrait adresser en amont plutôt que de s'en remettre au seul hasard ?
• les liens : chacun d'entre nous a pu construire des liens forts au hasard des rencontres. Cependant, celles-ci nous restreignent souvent à un cercle, que ce soit celui de la salle de pause à notre étage ou celui des fumeurs. Sans même nous en apercevoir, nous limitons nos relations dans l'organisation à un silo, qu'il soit géographique, comportemental, social, hiérarchique...

2. Mettre les équipes à l'aise

Paradoxalement, les visio-conférences vous ouvrent une fenêtre chez vos collaborateurs que vous n'auriez peut-être jamais eu autrement. Alors que le travail à distance est réputé froid et fonctionnel, il vous place au cœur de l'intimité des gens et vous amène à entrevoir chez eux leurs enfants, colocataires, conjoints, animaux, etc.

Ces fenêtres représentent autant d'opportunités de nous ouvrir au détour d'une réunion en parlant des lieux et des personnes qui nous importent. Je ne compte plus le nombre de personnes qui ont dit bonjour à ma fille, celle-ci passant régulièrement une tête à l'écran pour chercher une BD !

En montrant votre acceptation de la vie des autres, vous tissez les liens avec l'équipe aussi bien que pendant une pause. Mieux, vous permettez aux échanges de se placer sur un plan plus émotionnel, ce qui reste souvent délicat dans le cadre professionnel.

"Faire émerger la sérendipité, ces hasards heureux qui vous permettent de trouver des idées et information qui n'auraient pas émergé sinon."

3. Trouver de nouvelles façons de créer des moments informels en télétravail

Si je vous demande comment remettre de l'émotion dans la communication écrite, vous me répondez spontanément avec des émojis 😺. Ces figures issues de nos SMS se sont invitées dans les échanges professionnels pour tempérer l'interprétation des écrits des autres.

Bonne nouvelle, il y a d'autres manières de mêler l'informel au formel :

• Injecter dans votre communication interne des sujets informels avec des photos, films, sorties, restaurants, anecdotes, blagues, etc. Les outils comme slack ou twist ajoutent ainsi par défaut un espace réservé aux sujets "aléatoires" à votre espace de travail collaboratif.
• Réservez à l'informel un temps officiel dans vos points d'équipe : bonnes nouvelles, culture séries et films du moment, solidarité entre membres de l'équipe...
• Organisez une réunion "Parlons-nous" régulière entièrement tournée sur l'échange. Par exemple, notre équipe Produit prend 30 minutes tous les jeudi pour discuter des difficultés de chacun comme de tout et rien.

4. Créer des rencontres inopinées

Comme décrit plus haut, les discussions spontanées que nous avons au sein d'un lieu de travail ne sont pas si aléatoires que cela et, même si vous avez une ou plusieurs connaissances au service courrier, ne vous donnent que rarement accès à l'ensemble de votre bâtiment, et encore moins de votre entreprise.

Un acte salvateur, dans un cadre de télétravail, va être de parler à des personnes réellement au hasard. Chez Ferpection, nous avons par exemple un système de "random buddies". Nous utilisons ainsi un algorithme maison qui crée des paires de personnes dans l'entreprise et leur propose de se rencontrer dans les 15 jours à venir. Charge aux deux personnes de s'organiser par rapport à cela et de donner le format qu'ils souhaitent à cette discussion. Cela nous amène à tous nous parler !

D'expérience, ces conversations de 45-90 minutes démarrent souvent par des questions réciproques sur la vie de chacun et permettent de mieux se connaître à un niveau personnel. Ensuite, vient la phase où on parle boulot, projet et collègues !

5. Vivre des activités en groupe en télétravail

Aujourd'hui, il est possible de réaliser de très nombreuses activités à distance mais aussi en groupe. Il s'agit souvent d'activités de loisirs et créatives. On peut démarrer par le simple apéro en visio ou skypéro puis monter d'un cran avec les karaokés, le sport, le yoga, la méditation, les quiz, les jeux de sociétés en ligne, les loups-garous, les jeux de rôle en ligne, les escape games virtuels, le dessin en groupe, les séances de créativités, les cours de cuisine, le visionnage en commun d'un film, etc. Chez Ferpection, nous avons réalisé plus ou moins toutes ces activités avec des groupes de 4 à 15 personnes donc c'est possible !

Il y en a pour tous les goûts et c'est l'occasion de s'essayer à de nouvelles expériences. Avant de vous lancer, il est essentiel de préparer et de soigner la logistique. Dès que l'on dépasse le stade de l'apéro, expliquez bien ce que l'on attend de chacun et donnez à chacun le temps de se connecter.

6. Se rencontrer physiquement malgré la distance

Nous restons des animaux sociaux et la présence physique, mettant en œuvre nos cinq sens, est clef non seulement pour nos relations mais aussi pour notre bien-être au travail et au-delà. Et pourquoi pas après tout ? Ce déjeuner que vous alliez faire à la cantine, peut aussi s'organiser le matin et se faire dans un restaurant en ville. Sinon, si vous avez besoin d'un espace de travail, retrouvez-vous dans un des nombreux espaces de coworking désormais disponibles.

Prenons un cas concret, la moitié de mon équipe habite à 450km de chez moi. Je travaille tous les jours avec eux en télétravail. Lorsque je viens à Paris, j'essaie de caler déjeuners et autres moments pour nous voir en face-à-face. Si j'y arrive avec cette distance, cela doit être jouable si vous habitez la même région.

7. Faire participer l'équipe

Les problèmes que vous constatez ne sont pas forcément ceux qu'expriment vos collègues. Plus largement, une initiative sera d'autant mieux adoptée qu'elle vient des individus eux-mêmes.

Chez Ferpection, nous passons régulièrement par des phases d'écoute sous forme de sondage ou d'entretiens. Oui, cela doit certainement vous surprendre venant d'une entreprise spécialisée dans la recherche utilisateur 🤣. Voici un exemple de résultat :

Cela nous permet notamment de nous mettre d'accord sur les sujets à adresser en priorité. Ensuite, un groupe de travail se forme autour du sujet, informe les autres de ses progrès, consulte différentes personnes en fonction du niveau de changement et on en arrive généralement à des actions assez simples mais que tous vont mettre en œuvre, malgré la distance !

8. Prendre un café ensemble chacun depuis chez soi

Ce dernier conseil est plus à lire comme un pied de nez. Personne ne vous empêche de demander à un collègue s'il a 5 minutes pour se détendre, sauter sur un lien en visio et papoter en buvant chacun sa boisson, l'éternel café ou un autre breuvage ! Cela demande-t-il réellement plus d'effort que de faire signe à ses collègues bureau ?

En conclusion, s'il est indéniable que les relations à distance restent pour moins spontanément spontanées, cela ne rend pas l'objectif de tisser des relations entre collaborateurs inatteignable pour autant. Cela demande simplement un peu plus d'investissement et d'inviter le hasard dans vos discussions :-)

Ferpection aide les entreprises à décrypter le comportement de leurs utilisateurs afin d'en faire un levier pour leur business. Notre organisation en entreprise libérée nous procure chaque jour l'énergie et l'agilité pour satisfaire nos clients. 

Si vous souhaitez rejoindre nos équipes, n'hésitez pas à découvrir notre culture d'entreprise, ce que nous avons comme offre d'emploi en ce moment ou à nous envoyer spontanément votre candidature 😉.