Ça veut dire quoi travailler à distance en full remote ?

Avec un quart de notre équipe qui travaille à distance à plein temps et tous les autres qui peuvent choisir de travailler à distance lorsqu’ils le souhaitent, on peut dire que le travail à distance fait partie intégrante de notre culture. Mais qu’est-ce que c’est réellement le travail à distance chez Ferpection ?

Je suis développeur et je travaille complètement à distance (ou “en full remote”). Je vais essayer d'agrémenter cet article de mes propres expériences ainsi que de celles de mes collègues designers, experts en recherche utilisateur et autres qui, eux aussi, font du télétravail.

Pourquoi Ferpection mise sur le travail à distance ?

Ferpection place toujours l’humain au cœur de chaque décision. C’est pour cela que nous tenons toujours compte de nos utilisateurs et leur avis mais aussi de nos employés et de leur bien-être. Nous pensons sincèrement que cela nous mènera à proposer de meilleurs produits pour nos clients et partenaires.

Dans ce but, nous souhaitons laisser à nos employés le soin de décider le cadre dans lequel ils se sentent le mieux pour travailler. Le télétravail répond en grande partie à cette problématique. Un membre de l'équipe pense qu’aujourd’hui il travaillera mieux chez lui ? Alors nous souhaitons qu’il reste chez lui. Pense-t-il plutôt qu’il sera mieux entouré de ses collègues au bureau ? Dans ce cas nous souhaitons qu’il vienne nous tenir compagnie. Ou peut-être sera-t-il plus productif dans le calme d’une bibliothèque, dans un parc, dans un café ? Il a la liberté de choisir ce qui est mieux pour lui en fonction de son travail.

Comment s’organise le travail à distance ?

Bien-sûr le travail à distance vient avec son lot de défis à relever comme les réunions à distance, la synchronisation des équipes sur plusieurs fuseaux horaires, la gestion des emplois du temps, etc.

La gestion des emplois du temps

Chez Ferpection tous les collaborateurs peuvent travailler à distance s’ils le souhaitent et quand ils le souhaitent. Il n’y a donc jamais les mêmes personnes dans nos locaux.

" Le télétravail chez Ferpection, c’est travailler à Station F le lundi et à côté de mes poules le lendemain. " – Marie, Product Designer

Si vous souhaitez/devez travailler avec quelqu’un en particulier la solution la plus sûre est l’appel vidéo. Mais vous pouvez vouloir travailler ensemble dans la vie réelle. Comment faire ?

Chez nous, un bot nous demande chaque jour qui sera présent physiquement dans les bureaux le lendemain. Tout le monde vote ensuite en rajoutant une réaction au message du bot.

Les réunions à distance

Nous avons beaucoup appris sur le sujet et apprenons encore beaucoup à chaque réunion. Nous n’organisons plus les réunions comme nous le faisions au début.

Un des gros défis lors des réunions faisant intervenir des télétravailleurs est l’inclusion. En effet, nous avons régulièrement des réunions avec la configuration suivante :

• plusieurs employés rassemblés dans un même endroit

• des employés seuls là où ils sont

C’est une configuration classique. Ce qu’il se produit naturellement si nous n’y prenons pas garde, c’est que les collaborateurs se trouvant au même endroit vont préférer discuter de vive voix plutôt que de passer par le logiciel de messagerie vidéo. De facto, il font moins attention à ce qu’il se passe de l’autre côté de l’appel et les employés en télétravail se retrouvent exclus de la discussion. Ces derniers vont moins bien entendre et comprendre ce qui se dit et donc moins participer à la réunion.

Pour palier à ce problème, nous avons décidé de demander aux participants de tous utiliser leur ordinateur pour les réunions même s’ils sont plusieurs dans la même pièce. De cette façon nous mettons tout le monde dans la même situation (celle des télétravailleurs), personne n’est exclu de la discussion et la réunion est bien plus utile et constructive pour tout le monde.

Le travail sur plusieurs fuseaux horaires

Nous avons une bonne partie de nos collaborateurs qui travaillent à Paris mais certains sont aussi à Lyon, au Brésil, au Canada ou potentiellement n’importe où sur le globe puisqu’ils peuvent travailler à distance. Par contre, nos équipes ne sont pas organisés par localisation mais par compétences (ou par envie partagée de travailler sur une tâche donnée), nos employés travaillent donc souvent avec des collaborateurs à l’autre bout du monde.

Travailler à plusieurs risque de devenir compliqué dans cette configuration mais avec beaucoup de communication et de la bonne volonté tout est possible. Pour encourager et aider nos collaborateurs dans ce sens, nous usons d’automatisation et d’outils pensés pour ce genre de cas.

Notre outil de messagerie interne prend en compte les spécificités de chaque collaborateur et préviens les autres de celles-ci. Par exemple, si vous essayez d’envoyer un message à des collaborateurs éparpillés à travers le globe vous pouvez recevoir un message comme celui-ci: " Votre message sera envoyé à 7 personnes sur 4 fuseaux horaires différents. Certains de vos collaborateurs risquent de ne pas le voir. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ? "

Le logiciel vous prévient aussi si le destinataire du message n’est pas censé travailler pour quelques raisons que ce soit (congés, nuits, etc.). Ainsi vous savez qu’il ne sera pas notifié pour ce message et qu’il ne répondra que lorsqu’il se connectera à nouveau.

Nous utilisons aussi beaucoup l’automatisation. Nous avons un bot chargé de créer une conversation dans l’outil de messagerie chaque jour. Dans cette conversation, il demande à notre équipe produit d’indiquer ce que chacun prévoit de faire dans la journée. Ainsi, les autres développeurs/designers/collaborateurs peuvent proposer leur aide si la tâche les intéresse ou donner des informations qui seront utiles à celui qui travaillera sur cette tâche.

Ainsi nous utilisons les outils pour encourager les gens à communiquer. Mais nous ne voulons pas non plus communiquer trop d’informations ou communiquer maladroitement.

La culpabilité du télétravailleur

Le but du travail à distance chez Ferpection est que nos employés soient heureux de travailler à nos côtés. On le rappelle, un employé heureux est un employé productif, créatif, innovant, engagé, et pleins d’autres qualités intéressantes d’un point de vue humain et pour l’entreprise.

Malheureusement, le travail à distance apporte aussi son lot de travers que nous voulons absolument éviter. Des études montrent que les télétravailleurs ressentent un plus grand besoin de prouver qu’ils sont bien en train de travailler. Cela les entraîne à être trop réactifs sur la messagerie interne de l’entreprise, à recevoir trop de notifications de tous les outils de communication que nous utilisons. Résultat : ils sont stressés, ils sont beaucoup moins efficaces dans leur travail ou sont obligés de faire des heures supplémentaires lorsque leur collègues ne sont pas connectés pour rattraper le retard accumulé.

Pour éviter cela, notre culture agit comme un bouclier. Nous ne souhaitons pas que nos employés en télétravail ressentent du stress et de la culpabilité outre mesure. Chaque collaborateur à donc sa part à faire : être prévenant, être tolérant et compréhensif, communiquer clairement ses besoins (quitte à préciser explicitement qu’une demande n’est pas du tout urgente).

" Il faut aider les employés à déculpabiliser. Il faut notamment que les fondateurs et premiers employés montrent l’exemple car ce sont eux  le baromètre des usages "  – Grégoire, COO

Comme pour les exemples précédents, notre culture d’entreprise nous pousse à mettre en place certains outils.

Notre outil de messagerie n’indique pas si le correspondant est connecté ou s’il a lu le message. Ainsi il ne se sent pas obligé de lire et répondre aux messages de suite. Il peut gérer son temps pour le mieux en fonction de son emploi du temps et de sa charge de travail. Nous essayons vraiment de créer une atmosphère de confiance, saine entre les travailleurs à distance et sur site.

Et pour finir je vous invite à regarder Gerardo, notre développeur backend basé à Belo Horizonte (Brésil), qui nous parle de ce que la culture de Ferpection lui apporte en tant que travailleur à distance.